Prefácio
Já existem no mercado numerosos livros sobre gerenciamento do tempo e você talvez esteja se perguntando por que eu decidi escrever mais um. Especialistas conhecidos na área de produtividade também são fáceis de encontrar.
Minha resposta curta e objetiva tem a ver com minhas próprias pesquisas na literatura especializada. Ao buscar a fórmula perfeita para recomendar aos clientes de minha empresa de consultoria em produtividade, não encontrei um único livro que abrangesse todos os tópicos de maneira sistemática e simples.
Outra resposta, mais longa, decorre de minha própria natureza. Organização e ordem são parte da minha vida e da minha personalidade, e se revelaram muito úteis para mim em tudo o que fiz. Eis a história da minha jornada.
Quando era adolescente no Brasil, eu sonhava em trabalhar em alguma agência de publicidade em Nova York. Anos depois, realizei esse objetivo, sendo contratada por uma agência de Manhattan especializada em moda e beleza. Eu estava literalmente vivendo o meu sonho e curtia cada momento! Que mulher não adoraria ser parte do mundo glamoroso e criativo da publicidade, trabalhando para marcas como Adidas, Spiegel, CoverGirl e Max Factor? Adorei desenvolver a estratégia, a visão e o design de todas as embalagens da Max Factor, apresentar a proposta ao chefe de marketing da Procter & Gamble (P&G), gigante internacional de produtos de consumo, e depois trabalhar com o cliente para colocar o plano em ação. Nessa época, eu nem desconfiava que aprender a criar laços emocionais seria tão importante para minha futura carreira como palestrante.
Costuma-se dizer – com razão – que nas agências de publicidade o ritmo de trabalho é muito acelerado, pelo extremo rigor dos prazos. Eu cuidava do gerenciamento das contas, que combinava serviço ao cliente e desenvolvimento estratégico. Mas a agência em que eu trabalhava em Nova York era diferente da maioria. Em vez de ter uma equipe inteira dedicada a um único cliente, cada gerente de marca supervisionava diversas contas e todos compartilhavam o mesmo assistente. Eu amava lidar com várias marcas.
Como você pode imaginar, ser muito organizada e preocupada com todos os detalhes era indispensável! Qualquer erro, por menor que fosse, poderia fazer com que um cliente perdesse o prazo para a entrega de um anúncio que seria publicado na edição da Vogue, por exemplo, o que comprometeria todo o lançamento de um produto, custando milhões de dólares ao cliente. Se algo assim acontecesse, não é preciso dizer que minha carreira estaria arruinada. Para me manter dentro dos cronogramas e não perder os prazos sem ficar o tempo todo estressada, com medo de esquecer alguma coisa, desenvolvi sistemas que funcionavam muito bem para mim. Outros gerentes de contas começaram a se interessar pelos meus sistemas e a adotar alguns deles. Depois de certo tempo, meus métodos se tornaram a norma e passaram a ser usados por todos os gerentes de contas.
Alguns anos mais tarde, me mudei para a Carolina do Norte com o meu marido, deixando para trás a vida frenética da agência de publicidade em Nova York – ou, pelo menos, era isso que eu pensava! Por ironia do destino, encontrei lá uma agência de alcance mundial. Assim eu poderia continuar progredindo na minha carreira, só que em um ambiente um pouco diferente. Muito maior que a de Nova York, a agência da Carolina do Norte era parte de uma grande holding. Em vez de cuidar sozinha de seis contas, eu agora participava de uma equipe de três pessoas, administrando apenas duas contas. Eu havia levado para o novo emprego os mesmos sistemas que usava em Nova York, e, mais uma vez, alguns colegas me pediram para ensinar a eles o que eu estava fazendo. Perguntavam-me com frequência: “Como você não se perde no meio disso tudo e ainda consegue ficar calma e receptiva o tempo todo?” Novamente, meus sistemas logo se tornaram o padrão para todas as contas em que eu estava envolvida, e, pouco tempo depois, fui reconhecida como uma das melhores gerentes de contas da empresa. Não demorou muito para eu procurar a diretora de gestão de contas e lhe pedir mais atribuições. Então passei a gerenciar sozinha uma conta pequena.
Minha carreira progredia a passos largos, e eu estava feliz por estar fazendo exatamente o que eu sempre quis. Meu marido e eu concluímos que aquela era a melhor hora para aumentar a família. Durante a gravidez, visitamos algumas creches, pois minha intenção era voltar ao trabalho o mais cedo possível. Até que Isabella nasceu. Quando a licença-maternidade estava prestes a chegar ao fim, descobri que eu jamais seria capaz de deixá-la com outras pessoas para poder voltar à vida agitada das agências de publicidade. Senti-me grata por poder escolher e me tornei dona de casa.
Isabella era um anjo e dormia boa parte do dia. Como minha vida estava organizada e em ordem, eu tinha muito tempo livre. Decidi então que precisava começar meu próprio negócio. Afinal, minha mãe e meu pai eram empreendedores bem-sucedidos, e eu crescera vendo como era bom poder controlar o próprio tempo. Percebi que trabalhar por conta própria era a alternativa perfeita para progredir na carreira e continuar em casa cuidando da minha filha em tempo integral. De início, prestei alguns serviços de consultoria à minha antiga agência de Nova York. Foi ótimo, mas não o suficiente para me manter ocupada. Assim, comecei a pesquisar outras opções. Foi então que conheci a NAPO, National Association of Professional Organizers (Associação Nacional de Organizadores Profissionais), e pensei: “É sério? Existem pessoas que ganham a vida ajudando os outros a se organizarem? Com certeza eu posso fazer isso!” Fiz algumas pesquisas e desenvolvi meu plano de negócios e a estratégia de marketing da minha nova atividade. No começo, trabalhei para amigos e familiares, tirando algumas fotos “antes e depois” para demonstrar minha capacidade de organização. Também fui reunindo depoimentos de clientes sobre os bons resultados do meu trabalho para colocar em meu site. Meu negócio estava indo de vento em popa!
Meu primeiro público-alvo foram as jovens mães que tinham dificuldade para organizar a casa. Eu havia comprovado por experiência própria que ser organizado alivia o estresse e permite que você viva com propósito. Então percebi que queria ajudar os outros a alcançarem esse objetivo também. Meu negócio ia bem, mas eu sentia falta de trabalhar em um ambiente corporativo. Ao me envolver cada vez mais com minhas redes de contatos, fui atraída naturalmente para pequenas empresas que enfrentavam problemas de organização e passei a ser contratada para ajudar esses pequenos empresários a organizar seus escritórios.
Não demorei para me dar conta de que a falta de organização espacial e eletrônica era sintoma de algo maior, e resolvi me dedicar a aprender tudo o que podia sobre gerenciamento do tempo. Trabalhar com os clientes para eles aprenderem a administrar melhor o tempo ajudou-os a arranjar tempo para permanecerem organizados e eliminarem o problema. Ao aprender mais sobre gerenciamento do tempo, descobri que nenhum sistema funcionava bem para todo mundo. Diferentes partes de variados sistemas funcionavam para diferentes clientes. Passei, então, a tentar encontrar uma forma de integrar tudo isso de um jeito simples. Assim como, anos antes, eu criava mapas da visão da marca para meus clientes na área da publicidade, agora eu queria que meus novos clientes também tivessem um mapa para mostrar a eles com clareza o caminho a ser percorrido para alcançar seus objetivos. A maioria dos sistemas no mercado começava tratando dos objetivos, e uma das lições mais importantes que aprendi com a experiência foi que era difícil para os clientes estabelecer objetivos de maneira produtiva quando seu ambiente e suas informações eletrônicas estavam desorganizados.
O que descobri pesquisando e trabalhando com os clientes foi que existem vários excelentes livros sobre produtividade que oferecem inúmeras informações úteis. Muitos deles moldaram meu jeito de pensar e minhas ideias sobre produtividade pessoal, e costumo aplicar partes de cada um deles no meu próprio trabalho. No entanto, alguns desses sistemas são complicados demais e frustrantes para certos clientes que estão enfrentando dificuldades e se sentem sobrecarregados. Esses clientes buscam soluções que possam ser facilmente aplicadas aqui e agora.
Outros livros propõem sistemas muito específicos, pouco flexíveis para atenderem a diferentes necessidades. Se alguém decide experimentar e implementar um sistema desse tipo e não consegue, a situação é encarada como um fracasso pessoal, em vez de uma falha do próprio sistema, e isso aumenta ainda mais a desorganização e o caos na vida desse cliente.
Por fim, muitos desses livros apresentam diferentes soluções para problemas de organização e de gerenciamento do tempo, mas não expõem suas estratégias de forma estruturada. Como as informações não são organizadas em ordem contínua, os leitores não têm condições de avaliar em que ponto estão, por onde começar a melhorar a produtividade nem para onde estão indo.
O que constatei por meio do meu trabalho com produtividade é que ter uma imagem clara do caminho a ser percorrido e contar com um mapa para guiar o progresso é extremamente útil quando você de fato tenta mudar alguns comportamentos. Essa clareza determina se seus esforços para ser mais produtivo serão bem-sucedidos ou não. Quando você sabe identificar em que ponto está e para onde vai, passa a ser possível fazer pequenas mudanças ao longo do tempo, e essa tarefa se torna mais viável e menos assustadora. Associando minhas descobertas de que é preciso se organizar antes de adotar estratégias de gerenciamento do tempo e de que é necessário implementar estratégias de gerenciamento do tempo antes de poder estabelecer e alcançar seus objetivos, desenvolvi um sistema que se concentra nos objetivos ao final do processo – em vez de começar com eles.
Ao longo do percurso, também fui profundamente influenciada por Benjamin Zander, autor de A arte da possibilidade. Quando li esse livro, percebi que ter uma imagem mais ampla dos objetivos, a visão do que é mais importante para alcançá-los, permite que os clientes aumentem seu sucesso nos negócios e em sua vida pessoal. Ao executar o processo repetitivo de sempre olhar para o que é possível, de ver os objetivos como parte do panorama geral, em vez de desperdiçar o tempo livre resultante do aumento da produtividade, os clientes passam a viver com propósito, com intenções claras, conquistando objetivos que trazem mais sentido à sua vida.
Foi assim que compreendi o segredo da Produtividade Máxima. Quem quer aumentar a produtividade deve trabalhar com sistemas que funcionem e sejam fáceis de aplicar e manter. Também precisa desenvolver habilidades de organização espacial e eletrônica e de gerenciamento do tempo, a fim de estabelecer e atingir objetivos e, finalmente, realizar sonhos que, em outras condições, talvez tivessem sido considerados impossíveis.
O sistema da Pirâmide da Produtividade Máxima é uma estrutura em cinco etapas sucessivas rumo ao aumento da produtividade. Ele esclarece o processo e seu progresso para uma vida mais produtiva. Você pode começar pelas áreas em que mais precisa de melhorias e avançar na escalada da pirâmide. Ao chegar ao topo e ao identificar seus objetivos, talvez você precise voltar um pouco atrás e mudar alguns dos sistemas para ajustá-los aos seus novos objetivos. Esse processo estimula a revisão crítica e a melhoria contínua da produtividade.
O primeiro passo no caminho da Produtividade Máxima é compreender o que é necessário para se tornar mais produtivo.
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