Técnica Pomodoro melhora a produtividade, aumenta o foco e faz do tempo um aliado

No livro, Francesco Cirillo ensina o passo a passo do método, conhecido mundialmente. Ele explica que a prática nos torna mais conscientes sobre como aproveitamos o tempo

Foi em setembro de 1987 que o italiano Francesco Cirillo usou pela primeira vez um timer no formato de tomate – em italiano, pomodoro – para aperfeiçoar o processo de estudos na faculdade. Ele, um distraído aparentemente incorrigível, não sabia que a ferramenta improvisada seria replicada por milhões de pessoas nas décadas seguintes. Claro, o tomatinho do começo da história foi lapidado e sua utilização, ampliada. Assim nasceu “A técnica Pomodoro”, uma dinâmica de administração do tempo que se converteu num eficiente método para melhorar a produtividade. A aplicação dos seus fundamentos, Cirillo ressalta, torna o tempo um aliado.

Parece muito para um simples timer-tomate, não? Vale dizer que o objeto é apenas a ponta de uma engrenagem mais sofisticada. E a sofisticação vem justamente da simplicidade de sua proposta. É um instrumento de transformação de vida, defende o autor, pois, além do melhor aproveitamento do tempo, permite uma avaliação constante sobre o que nos leva a procrastinar, desviando dos nossos propósitos. Sobre isso ele explica: “A melhor maneira de administrar as interrupções é aceitá-las e tratá-las com delicadeza. A Técnica Pomodoro sugere que você as anote no celular, no computador ou em um pedaço de papel para tratar delas assim que o timer tocar. Desse modo, você reconhece o valor dessas interrupções e tem tempo de pensar nelas e analisá-las de maneira apropriada para decidir quais são ou não realmente importantes”.

A conta que leva à excelência, segundo Cirillo, é a de 25 minutos de atividades, com 5 minutos de descanso. Ou seja, cada pomodoro tem 30 minutos. “Se um pomodoro começar, o timer terá que tocar” é uma das regras do autor.

Foco e concentração são o saldo prometido, e isso é o mais importante. Ter o tempo como amigo significa lidar melhor com ansiedades relacionadas ao passar das horas e dias; significa reconhecer a origem das interrupções internas e externas; significa ampliar a consciência sobre as decisões. No livro, Cirillo traz as noções que o levaram a desdobrar a técnica iniciada quando era um jovem estudante universitário e detalha o passo a passo de sua aplicação. O processo envolve cinco etapas: planejamento, monitoramento, registro, processamento e visualização. Vamos apresentá-las melhor a seguir.

O pomodoro em prática

Para iniciar a técnica, você precisa de: 1) timer de cozinha (não precisa ser o pomodoro do Cirillo, ok?); 2) planilha com a lista de coisas a serem feitas, grafadas em ordem de prioridade. Em outra coluna, coloque qualquer atividade inesperada que precise ser resolvida. Importante: o arquivo deve ter cabeçalho com nome, lugar e data; 3) planilha de inventário de atividades, na qual as diversas tarefas são anotadas conforme surgem. Riscam-se as que foram concluídas; 4) planilha de registro, em que se descreve a tarefa e o número de pomodoros necessários para realizá-la.

O livro traz diversos exemplos de planilhas preenchidas para ajudar na visualização do processo. Dois detalhes importantes: o timer deve estar numa posição em que a contagem fique visível, e o pomodoro jamais pode ser interrompido. Caso isso aconteça, perde a validade. “Quando o timer tocar, marque um X ao lado da atividade que estiver fazendo e faça uma pausa de 3 a 5 minutos. O fim da contagem do tempo do timer indica que a atividade atual está obrigatoriamente suspensa”, Cirillo prossegue, indicando também que é proibido continuar a trabalhar por mais alguns minutinhos, mesmo que você acredite que a tarefa está prestes a ser encerrada. Difícil?

A pausa rápida, afora promover uma necessária desconexão, possibilita que a mente assimile o que foi aprendido nos 25 minutos anteriores. É o tempinho de beber água, ir ao banheiro, mandar uma mensagem informal, andar um pouquinho…  Enfim, nada urgente. É importante que seja, de fato, uma pausa. A técnica faz com que você se acostume a parar, a desapegar e a observar a si mesmo a partir de fora, o que aumenta a consciência sobre seu comportamento. “A pausa se torna sinônimo de força, não de fraqueza”, esclarece.

Depois do tempinho de descanso, é momento de ajustar o timer novamente. Após quatro pomodoros, faça um intervalo maior, entre 15 e 30 minutos. Cirillo aconselha que tarefas mais complexas – que levem de cinco a sete pomodoros, por exemplo – devem ser divididas, realizando-as em mais etapas.

Nesse sentido, o autor frisa a importância do registro, já que ele fornece informações relevantes sobre o seu desempenho em determinadas tarefas: “Você pode perguntar a si mesmo quantos pomodoros gasta por semana em atividades de trabalho e de preparação, quantos consegue concluir em um dia padrão, e assim por diante. Você também pode avaliar se todas as etapas do processo são eficientes ou se alguma delas poderia ser eliminada sem afetar o resultado”.

O desafio do tempo

Nem todo mundo consegue se concentrar nos 25 minutos de atividade dos primeiros pomodoros, destaca o autor. E é justamente encontrar a melhor maneira de lidar com esses alertas inconvenientes um dos ganhos da técnica. Como você pode administrar o tempo com tantos estímulos? “O primeiro passo para diminuir as interrupções é ter consciência da quantidade e dos tipos de interrupções internas. Observe, aceite, marque para depois ou apague de acordo com cada caso”, resume. Segundo o autor, o primeiro benefício da técnica é o ganho de concentração e foco, possível graças a uma percepção diferente do tempo imposto pela prática constante. Se o objetivo da técnica é ajudar a desenvolver uma consciência do tempo, é essencial que você consiga se desvencilhar da armadilha de encará-lo como adversário. Não se trata de uma competição. Vá com calma e atinja um objetivo por vez. “Não há por que correr. Faça tudo no seu tempo. Curta a maneira como você atingiu o objetivo atual. Passar com pressa e nervosismo para o próximo não é prazeroso, mas vivenciar de maneira consciente o objetivo do momento é”. Como ensina Cirillo, cada pomodoro representa uma oportunidade de aprimoramento.