Reuniões objetivas

Apresentação

Uma reunião pode ser um excelente meio de juntar pessoas para tomar decisões, desenvolver ideias ou inspirar a equipe – isso sem falar numa ótima oportunidade para demonstrar suas habilidades organizacionais, motivacionais, colaborativas e de liderança. Muitas vezes, porém, fracassamos no preparo das reuniões no que diz respeito à disciplina e à atenção que elas merecem – ou seja, nem sempre as coisas vão tão bem quanto deveriam. Este livro vai ajudá-lo com os aspectos básicos para tornar qualquer reunião o mais produtiva possível.

Aprenda a:

• definir a pauta ideal;
• escolher melhor quem deve participar da reunião – e garantir a presença de todos;
• colocar seu plano em prática;
• motivar a equipe;
• acolher com sucesso os participantes remotos;
• gerenciar conflitos;
• tomar decisões;
• assegurar um acompanhamento eficaz das atividades combinadas na reunião.

Conduzindo reuniões objetivas

Você já deve ter participado de  uma  porção de reuniões nas quais o organizador era tudo, menos organizado. Talvez ele tenha convocado o encontro para tomar uma decisão importante, mas não foi capaz de transmitir a informação crucial para que os participantes se preparassem com antecedência – e o resultado foi uma reunião inteira avaliando dados superficialmente sem se concentrar muito na decisão em questão. Talvez ele até tenha enviado antes o conjunto de slides da apresentação, mas acabou se esquecendo de convidar a líder da equipe, uma pessoa indispensável para endossar a escolha final. Talvez ele tenha convidado todo mundo para um brainstorming e ninguém conseguiu contribuir com nenhuma ideia, fazendo a discussão esmorecer, com todos os presentes voltados para seus smartphones. Ou talvez todos tenham apresentado ideias ótimas durante a sessão, mas ninguém se lembrou de dar continuidade a elas.

Reuniões improdutivas são frustrantes porque significam um desperdício de tempo. Por outro lado, reuniões produtivas podem ser um meio extremamente eficaz de se comunicar, resolver problemas, tomar decisões, estruturar projetos ou simplesmente inspirar uma equipe. Dependendo da cultura da sua empresa, podem ser o principal lugar onde todas essas resoluções acontecem.

Todos sabemos que conduzir uma reunião bem-sucedida exige trabalho antes e depois do evento em si, mas com frequência achamos que podemos simplesmente improvisar tendo apenas uma ideia geral sobre o que precisamos discutir. Precisamos ter só uma conversinha rápida, costumamos dizer, ou Vamos só colocar todo mundo numa sala. Na maioria das vezes, não dedicamos tempo para pensar no que é necessário para tornar a conversa eficaz.

Preparação cuidadosa, capacidade para gerir uma reunião e acompanhamento posterior bem estruturado podem fazer a diferença entre uma sessão gratificante, agradável e revigorante e outra na qual todos ficam rabiscando e evitando contato visual. Isso é especialmente verdadeiro se a necessidade de se reunir for urgente – então é ainda mais importante que o encontro seja eficaz. A disciplina e o tempo investidos antes, durante e depois vão compensar para você e sua equipe: você será capaz de se comunicar, estabelecer um consenso e concluir tarefas – além de conquistar a reputação de líder produtivo em sua empresa.

Embora este livro possa ser particularmente útil àqueles que acabam de assumir posições de liderança, conduzir reuniões eficazes é uma habilidade crucial inclusive para os níveis mais altos na hierarquia corporativa. “Stop Wasting Valuable Time” (Pare de desperdiçar tempo valioso), um artigo de 2004 da Harvard Business Review, concluiu que até as melhores equipes de gestão costumam aproveitar mal o tempo de reunião, dedicando menos de 15% do período total a questões essenciais de planejamento estratégico. 

Seja você um executivo buscando trabalhar com mais eficiência junto à sua equipe ou um gerente recém-promovido em treinamento, este livro vai ajudá-lo a aprender rapidamente os passos necessários para assegurar que suas reuniões sejam um sucesso.