Alegria no trabalho

NOTA AO LEITOR

Embora os autores tenham colaborado com todo o conteúdo deste livro, cada um ficou responsável por redigir metade da obra. Marie assina a Introdução e os Capítulos 1, 2, 3 e 11.

Scott assina os Capítulos 4, 5, 6, 7, 8, 9 e 10. Cada capítulo inclui ainda um ou mais quadros com a opinião do autor que não assina o capítulo em questão.

As histórias e os exemplos apresentados foram vividos por personagens reais. Em alguns casos, os nomes foram alterados por questões de privacidade ou para facilitar a leitura.

INTRODUÇÃO

• Sua mesa está sempre abarrotada de papéis? Quando você precisa de um documento importante, perde um tempão tentando encontrá-lo no meio da bagunça?
• Você tem sempre e-mails pendentes, apesar de checar com frequência a caixa de entrada?
• Sua agenda está cheia de compromissos envolvendo pessoas com as quais você preferiria não se relacionar?
• Você segue trabalhando dessa forma todos os dias porque esqueceu quais eram suas verdadeiras aspirações?
• Tem dificuldade em tomar decisões?
• Já se perguntou se a vida se resume a riscar itens da lista de tarefas? Será que existe uma maneira efetiva de colocar em ordem seu trabalho, sua carreira, sua vida?

Se você se identificou com alguma dessas situações, aqui está a solução: organize-se!

Este livro não aborda apenas a organização do seu espaço de trabalho. Ele trata também do desafio de colocar em ordem os aspectos não físicos do seu trabalho, incluindo os dados digitais, a agenda, a tomada de decisão e as redes de contatos, além de ensinar como trazer alegria para sua carreira.

É comum ver profissionais se sentirem derrotados diante da mera sugestão de se organizar melhor. “Não tenho tempo para isso. Já sou ocupado demais”, protestam. “Preciso tomar muitas decisões antes de conseguir pensar em arrumar as coisas”, dizem outros. E há os que alegam: “Já tentei fazer isso. Organizei todos os meus documentos, e agora eles estão uma bagunça tudo de novo.”

Muitas pessoas acreditam ser impossível ter alegria no trabalho. “Fico preso em reuniões inúteis o dia inteiro. Organizar as coisas não vai alterar isso”, declaram. “Além do mais, a maior parte das coisas não está sob minha responsabilidade. Não tenho como fazer mudanças.” Na verdade, com uma organização adequada, é possível, sim, ter alegria no trabalho.

Sou fascinada por arrumação desde os 5 anos. Me aprofundei nesse assunto durante todo o período escolar e dei os primeiros passos como consultora de arrumação quando tinha 19 anos, ainda na universidade. O Método KonMari surgiu a partir das minhas experiências ensinando as pessoas a se organizarem.

Meu método tem duas características marcantes: é simples mas eficaz, garantindo que você nunca se desorganize novamente; e usa um critério de seleção único: escolher o que lhe traz alegria. Quando nos perguntamos Isso me traz alegria?, nos reconectamos com nosso eu interior e descobrimos o que consideramos realmente importante. O resultado é uma mudança comportamental que coloca todos os aspectos da vida num caminho positivo.

Apresentei esse método no livro A mágica da arrumação, que foi traduzido para 40 idiomas e já vendeu mais de 12 milhões de exemplares. Nos últimos anos, eu me dediquei a compartilhar meu método mundo afora e notei que uma pergunta sempre se repetia: como organizar o espaço de trabalho e trazer alegria à vida profissional?

Muita gente me vê como especialista em arrumar casas, não como alguém com conhecimento em organização do local de trabalho, muito menos em desenvolvimento profissional. No entanto, quando trabalhei para uma empresa japonesa, eu passava a maior parte do meu tempo livre ensinando executivos a organizarem seus escritórios. Até mesmo meus colegas de trabalho começaram a me pedir orientação. Fiquei tão ocupada com essas aulas que acabei decidindo pedir demissão para iniciar minha carreira como consultora independente.

Hoje tenho uma equipe de consultores habilitados que dão aulas e palestras sobre organização do espaço de trabalho usando o Método KonMari. Eles compartilham entre si os conhecimentos e a experiência que adquirem e adaptam o conteúdo conforme a necessidade de cada cliente. Nesse processo, ficou claro o poder que um escritório organizado exerce na capacidade de melhorar nosso desempenho e aumentar nossa alegria.

Por exemplo, nossos clientes relataram que organizar o trabalho aumentou suas vendas em até 20%, incrementou sua eficiência a ponto de eles poderem encerrar o expediente duas horas mais cedo e os ajudou a reavaliar o significado do trabalho, reavivando a paixão pelo que faziam. Recebemos incontáveis testemunhos de como a arrumação melhora a vida profissional, em termos tanto materiais quanto psicológicos.

Da mesma forma que arrumar a casa traz alegria para nossa vida pessoal, arrumar o escritório traz alegria para o trabalho, nos ajudando a ficar mais organizados e, com isso, alcançar melhores resultados. Neste livro, vamos ensinar os segredos desse processo.

Obviamente, nem tudo no trabalho pode ser analisado com base no que traz ou não alegria. Há normas da empresa que devem ser seguidas, chefes cujas decisões afetam nosso trabalho e colegas com quem colaboramos. Logo, arrumar o espaço físico não basta para alcançar o alto desempenho em nossas funções no trabalho. Só podemos trazer alegria ao trabalho quando organizamos cada aspecto dele, inclusive e-mails, arquivos digitais, tarefas e reuniões.

É aí que entra o coautor deste livro, Scott. Como psicólogo organizacional e professor de Administração da Universidade Rice, Scott está na vanguarda da pesquisa sobre como fazer as carreiras serem mais compensadoras e prazerosas. Seu trabalho abrange uma vasta gama de assuntos, desde como alcançar uma vida profissional mais positiva e significativa até como ser mais eficaz e produtivo e resolver problemas nos negócios. Baseado nos resultados dessa pesquisa, seu bem-sucedido livro, O poder do menos: O segredo da alta produtividade, mostra como obter sucesso e satisfação no trabalho aproveitando melhor o que já temos, sejam competências, conhecimentos ou ferramentas. Tudo isso o torna um dos principais especialistas em trazer alegria ao trabalho.

Ao longo deste livro, Scott apresenta pesquisas científicas pioneiras e achados essenciais sobre organização, além de dicas práticas sobre como ordenar os aspectos não físicos do trabalho.

No Capítulo 1, apresentamos dados relacionados à arrumação e exemplos bem-sucedidos de mudança de vida que certamente deixarão você motivado. Os Capítulos 2 e 3 ensinam a arrumar seu espaço de trabalho. Do Capítulo 4 até o 9 abordamos a organização dos dados digitais, da agenda, das decisões, das redes de contatos, das reuniões e das equipes. O Capítulo 10 mostra como multiplicar o efeito da organização em toda a empresa. O último capítulo dá um passo além no contexto da organização, sugerindo ações para você tornar seu cotidiano profissional ainda mais satisfatório e explicando o tipo de mentalidade e abordagem que proporciona uma carreira feliz. Esse capítulo inclui histórias que eu mesma vivi e propõe uma reflexão sobre como trazer mais alegria para sua vida profissional.

Esperamos que este livro seja a ferramenta que faltava para você alcançar a realização e a felicidade no trabalho.

CAPÍTULO  1

POR QUE ARRUMAR AS COISAS?

Qual é o cenário que recebe você no escritório na segunda-feira de manhã?

Para muitos, é uma mesa coberta de coisas, coisas e mais coisas. Pilhas de documentos, clipes de papel espalhados, envelopes ainda fechados que chegaram sabe-se lá quando, livros não lidos e um monitor cheio de post-its. Embaixo da mesa, sacolas de brindes promocionais. Tenho certeza de que a maioria das pessoas dá um suspiro de desânimo diante dessa visão e se pergunta como conseguirá produzir numa mesa tão bagunçada.

Aki é assistente administrativa numa imobiliária e sofria com o espaço de trabalho desorganizado. Mesmo tendo uma mesa pequena (com a largura de seus braços abertos e apenas três gavetas), ela nunca conseguia encontrar nada. Antes de se dirigir a uma reunião, sempre se via procurando freneticamente os óculos, a caneta ou uma pasta e não raro precisava imprimir outra vez os documentos que não conseguia achar.

Muitas vezes Aki não aguentava mais e resolvia organizar a mesa, mas, quando chegava ao fim do expediente, estava muito cansada, então empilhava num canto os documentos que havia usado naquele dia e ia embora para casa. É claro que no dia seguinte ela tinha que vasculhar a pilha em busca dos materiais necessários para suas tarefas. Quando enfim começava a trabalhar, já estava sem energia. “Sentar àquela mesa bagunçada me deprimia”, contou ela. E havia mesmo uma razão para que se sentisse assim.

Diversos estudos mostram que a desordem nos cobra um preço bem mais alto do que imaginamos, e de várias maneiras. Numa pesquisa realizada com mil trabalhadores americanos adultos, 90% deles relataram que a desorganização tinha um impacto negativo em sua vida. Entre as principais razões apresentadas estava a queda na produtividade, na disposição, na motivação e na sensação de bem-estar.

A desorganização também provoca efeitos adversos na saúde. Segundo um estudo realizado por cientistas da Universidade da Califórnia (Los Angeles), estar cercado por muitos objetos aumenta o nível de cortisol, o principal hormônio do estresse. Níveis de cortisol cronicamente elevados podem nos deixar mais suscetíveis a depressão, insônia e outros transtornos mentais, assim como a doenças físicas relacionadas ao estresse, como cardiopatias, hipertensão e diabetes.

Além disso, uma pesquisa recente da área da psicologia mostrou que um ambiente desorganizado sobrecarrega o cérebro. Quando cercado por bagunça, nosso cérebro fica tão ocupado registrando todos os objetos ao redor que não conseguimos nos concentrar no que precisamos fazer naquele momento, como, por exemplo, concluir as tarefas acumuladas ou nos comunicar. Nos sentimos distraídos, estressados e ansiosos, e nossa capacidade de tomar decisões fica prejudicada. A desorganização parece ser um ímã para a angústia. Na realidade, os dados evidenciam que pessoas como eu, que ficam animadas diante de um ambiente bagunçado por mal poderem esperar para arrumá-lo, são a exceção.

Mas não são apenas os indivíduos que saem perdendo. A desorganização também é péssima para os negócios. Você já passou horas à procura de algo no seu espaço de trabalho? Ou chegou de fato a perder alguma coisa? Quase metade das pessoas que trabalha em escritórios relata o extravio de algum item relacionado ao trabalho – de arquivos a calculadoras, dispositivos de armazenamento, pastas, notebooks e celulares.

A substituição dos itens perdidos não representa apenas prejuízo financeiro, mas também estresse emocional, além de criar um desperdício que prejudica o meio ambiente. A perda mais importante, porém, é o tempo gasto procurando o que se perdeu. Os dados indicam que a busca por itens extraviados acrescenta em média uma semana de trabalho por ano por funcionário. Num período de quatro anos, isso equivale a um mês inteiro. Só nos Estados Unidos essa perda de produtividade, quando convertida em termos financeiros, chega a 89 bilhões de dólares por ano. Isso é mais que o dobro do lucro somado das cinco maiores corporações do mundo.

Os números são impressionantes, porém traduzem a realidade. Os efeitos da desorganização podem ser devastadores, mas não se desespere. Todos esses problemas podem ser resolvidos com uma boa arrumação.